5 основных советов для создания корпоративной вики-убийцы

1. Что делает полезную базу знаний?
2. Чем внутренние вики отличаются от баз знаний, ориентированных на клиента?
3. Простота использования: требования для создания корпоративной вики
4. 1. Иерархия контента и секционирование
5. 2. Категоризация и тегирование
6. Определить широкие темы
7. Одна статья - одна категория
8. Используйте ключевые слова для тегов
9. 3. Сшивание
10. 4. Навигация: Содержание и указатели
11. 5. Поисковая оптимизация
12. Прокомментируйте, пожалуйста
13. Зарегистрируйтесь для получения нашей рассылки

Обмен знаниями имеет решающее значение для чего угодно. В больших и малых компаниях технологии и технологии программного обеспечения, разработанные для более легкого обмена ноу-хау в масштабах компании, могут изменить мир к лучшему.

Корпоративное вики-программное обеспечение не только делает общение гладким, а сотрудничество - плодотворным, оно может эффективно повысить производительность каждого сотрудника и оптимизировать операции в более широком масштабе. Тем не менее, это относится только к внутренним базам знаний, которые правильно структурированы.

Помня об этом, мы составили ряд организационных советов, которые могут помочь улучшить читаемость и возможность поиска вашей внутренней вики, сделав ее более профессиональной и эффективной.

Что делает полезную базу знаний?

В зависимости от своих требований компании используют разные типы баз знаний. В отличие от вики с открытым исходным кодом, которые доступны каждому - и которые организации используют для целей самообслуживания клиентов, - внутренние вики или корпоративные вики функционируют как централизованные хранилища для управления и распространения знаний компании.

Чем внутренние вики отличаются от баз знаний, ориентированных на клиента?

Такие базы знаний доступны всем сотрудникам и могут включать любую форму контента. Все, от процедурной помощи, политики компании, форм, уставов и стратегической документации, до проектной документации и информации о продуктах и ​​услугах, хранится здесь, где сотрудники могут получить к ней доступ в любое время и в любом месте.

Каким бы ни был размер вашей организации, маловероятно, что ваша корпоративная вики будет маленькой. Базы знаний Можно хранить неограниченное количество статей. Вот почему плавная навигация является правилом номер один для создания действительно полезной вики.

Простота использования: требования для создания корпоративной вики

Хотя это правило применяется ко всем типам баз знаний, внутренние вики не должны отвечать всем требованиям, предъявляемым к репозиториям, ориентированным на клиента. Ваши читатели - профессионалы, которые уже знакомы с продуктами и услугами компании. Таким образом, нет причин делать контент интересным и интересным для чтения, как это необходимо для потенциальных клиентов.

Следуйте этим простым правилам:

• Напишите это так, чтобы это было легко понять
• Отформатируйте его так, чтобы документ легко сканировался
• Разделите блоки текста на разделы для легкого поиска

Если вы выполните эти шаги, внутренняя вики поможет вашим сотрудникам найти именно то, что они хотят, не тратя много своего драгоценного времени.

1. Иерархия контента и секционирование

Хотя иерархия контента в основном реализована на SEO-оптимизированных веб-сайтах, это также эффективный способ построения информационной архитектуры в базе знаний. Как и любая другая иерархия, она расставляет приоритеты контента в разделы и подразделы, от общей до конкретной информации.

Общая идея состоит в том, чтобы размещать разные страницы именно там, где читатели предположили бы, что они должны быть. Это требует интуитивно понятной структуры, в которой отдельные страницы отвечают на вопросы сотрудников. После этого они предоставляют дополнительную, более конкретную информацию.

В иерархии содержимого вики разделы обычно называются пробелами и используются в качестве организационного контейнера для вики-страниц и их содержимого. Например, вы можете создать отдельное пространство для каждого отдела. Таким образом, весь связанный с продажами контент будет структурирован в пространстве продаж, а его подпространства будут включать информацию о прямых продажах, развитии бизнеса и продажах по каналам.

2. Категоризация и тегирование

Ищу корпоративное программное обеспечение вики это позволяет пометить! Исследователи из Университет Вашингтона подтвердили, что эта организационная система более эффективна, чем разделение контента на папки. Но только когда сделано правильно и в меру. Слишком много категорий и подкатегорий может вызвать путаницу. Поэтому обязательно следуйте приведенным ниже рекомендациям.

Определить широкие темы

Подойдите к своей базе знаний, как к карте ума. Составьте список всех статей и определите ряд общих тем, чтобы разделить их. Каждая тема будет категорией, поэтому убедитесь, что их не слишком много и не слишком мало.

Одна статья - одна категория

Каждая статья должна соответствовать одной категории. Если вы назначаете разные категории для одной и той же статьи, вы бесполезно загромождаете базу и делаете навигацию более сложной и менее эффективной.

Используйте ключевые слова для тегов

Допустим, вы написали подробное руководство по стратегии маркетинга вашей компании в социальных сетях. Хотя его категория специфична и не требует пояснений, вы можете использовать несколько различных тегов, чтобы их было легче найти во время исследования. Ключевые слова и фразы, такие как «реклама в Facebook», «кампания в социальных сетях» или «написание контента», могут быть назначены в качестве тегов. Четкая стратегия тегирования позволит вашим сотрудникам точно узнать, что им нужно.

3. Сшивание

Сшивание имеет решающее значение для соединения разделов с подразделами. Но это также удобный метод для связывания статей из тех же или связанных категорий. Позволяя пользователям переходить с одной вики-страницы на другую, гиперссылки обеспечивают дополнительную глубину информации, не загромождая пространство.

4. Навигация: Содержание и указатели

Следующее верно, выбираете ли вы секционирование, категоризацию или оба. Вам необходимо предоставить централизованное оглавление или страницу указателя, где пользователи могут получить предварительный просмотр всех разделов, категорий и тегов, доступных во внутренней вики.

Какой бы большой ни была ваша база знаний, оглавление является необходимым инструментом структурирования. Это позволяет вашим сотрудникам плавно переключаться между категориями и переходить от одной темы к другой. Если они попадают не на ту статью, оглавление позволяет им быстро вернуться и найти то, что они искали.

5. Поисковая оптимизация

Исследование, проведенное McKinsey & Company показывает, что сотрудники тратят 19% средней рабочей недели, пытаясь собрать информацию, необходимую для выполнения задачи. Доступная для поиска внутренняя база знаний может повысить их производительность на 35%.

Вот почему вы всегда должны выбирать вики-программное обеспечение со встроенным полем поиска. В дополнение к этой функциональности лучшие решения также предлагают варианты дальнейшей оптимизации. Вы можете легко добавить ключевые слова, которые сотрудники часто используют для своих запросов, указав, таким образом, какие страницы появляются в результате.

Конечная цель каждой базы знаний - эффективность. Чтобы достичь этого, единственный организационный совет, который вам нужно принять во внимание, - это поиск без усилий. Вот что такое структурирование, категоризация, сшивание, навигация и окна поиска. А что делает обмен знаниями лучше, быстрее и выгоднее.

Прокомментируйте, пожалуйста

У вас есть опыт работы с вики или другими базами знаний? Признали ли вы необходимость в вики в вашей компании, но у вас больше вопросов, чем ответов? Пожалуйста, прокомментируйте ниже.

Популярное изображение: http://images.huffingtonpost.com/2016-04-27-1461770456-4801680-ScreenShot20160427at16.20.28.png

Зарегистрируйтесь для получения нашей рассылки

Чтобы получать больше подробных статей, видео и инфографики в свой почтовый ящик, пожалуйста, зарегистрируйтесь ниже

Следующие две вкладки изменяют содержимое ниже.

Робин - руководитель службы технической поддержки. Он является экспертом в области управления знаниями и различными инструментами базы знаний. В настоящее время он является постоянным экспертом по управлению знаниями в ProProfs. В свободное время Робин любит читать и путешествовать.

связанные с

Похожие

Комментарии