- Регламентація процесів - плюси і мінуси
- Регламентація процесів - розуміння «як є»
- Регламентація процесу - не тільки модель
- Формування регламенту на основі моделі
- Регламентація процесів та операційні / посадові інструкції
- Регламентація процесів - чудес немає
Як домогтися стійкості роботи Вашого підприємства, як бути впевненим в тому, що поставлена задача буде виконана вчасно і з належною якістю. Керувати кожним співробітником - ніяких сил не вистачить. Ставити своїх людей - наскільки довго вони залишаться своїми. Потрібна регламентація процесів - потрібно регламентувати дії співробітників не своїми особистими вказівками, а регламентами та посадовими / операційними інструкціями докладно описують, покладені на них для виконання дії.
Регламентація процесів - плюси і мінуси
В даному випадку, співробітник отримує інструкцію для роботи, працюючи у відповідність з якою він буде впевнений, що чинить правильно, а керівник отримає надію, що інструкція буде виконуватися і немає необхідності в постійному особистому контролі. Звичайно, у такого підходу є противники, які скажуть, що це вбиває свободу рішень в Компанії. Їм можна заперечити, що необхідну частку свободи можна внести в документи, а абсолютна свобода співробітників шкідлива для Компанії, оскільки всередині неї з'являється фактор обурення, який може перешкодити виконанню робіт.
Тому будемо вважати, регламентація процесів підприємства необхідна і підемо далі. Що нам потрібно, щоб створити інструкції і регламенти? Нам необхідно детально описати дії кожного співробітника в різних ситуаціях. Фактично ми повинні описати послідовність дій співробітників усього підприємства від постачальника до клієнта.
Прочитати про те, як створити Ідеальна регламент можна тут.
Якщо ми візьмемо визначення бізнес процесу, то стане ясно, що наше завдання лежить в області опису бізнес-процесів. Тепер стало зрозуміло, чому зараз настільки велика увага приділяється бізнес-процесів, їх опису, і інжинірингу. При досить насичених ринках збуту Компанії шукають підвищення прибутковості всередині себе, розбираючись в роботі своїх підрозділів, своїх бізнес-процесах.
Регламентація процесів - розуміння «як є»
Але перш ніж говорити про перебудову діяльності підприємства необхідно зрозуміти поточну ситуацію і на основі її оцінки братися за складну справу розбудови внутрішніх бізнес-процесів. Інакше ми можемо влаштувати революцію, яка, як правило, нічим хорошим не закінчується. В даний час більшість Компаній проводять роботу по опису бізнес-процесів за допомогою різних графічних засобів.
Використання графічних засобів опису обумовлено зручністю і строгістю одержуваного опису, оскільки на відміну від текстового опису модель відображає логіку виконання дій набагато краще і наочніше. Якщо в текстовому описі все залежить від людини створює опис, то при описі в графічному вигляді, використовуючи якісь стандарти моделювання, результат опису буде більш зрозумілим.
Регламентація процесу - не тільки модель
Але багато хто забуває про те, що модель бізнес-процесу - це ще не кінцевий результат опису бізнес-процесу, що нам необхідно ще безліч документів, які потрібні для виконання бізнес-процесу (різні регламенти, штатні розписи, посадові інструкції, положення про підрозділи, Технічні завдання на впровадження ІС і т.д.). Перед нами постає завдання отримувати текстові документи, оскільки навчання співробітників всього підприємства розуміння графічної форми подання може забрати багато ресурсів, так і текстовий документ все ще є більш звичним для основної маси співробітників.
У той же час клієнтські місця засобів опису бізнес-процесів, за допомогою яких можна працювати з графічними описами встановлювати на комп'ютери всіх співробітників дорого і не потрібно. Але звичайно підрозділу ІТ, інжинірингу, розвитку та т.д., безумовно, повинні мати ці кошти для своєї роботи.
Повернемося до нашої проблеми. Ми намалювали графічне опис бізнес-процесу і тепер на його основі необхідно створити текстовий опис процесу. Можна взяти модель і вручну, дивлячись на неї, скласти опис бізнес-процесу (наприклад, регламент). Що ми отримуємо в даному випадку - подвійний праця по опису процесу.
Формування регламенту на основі моделі
Що нам потрібно? Сформувати опис процесу на основі моделі автоматично. Якщо у нас є така можливість, то досить намалювати модель бізнес-процесу, і ми зможемо автоматично отримати текстовий опис процесу. Ця можливість є обов'язковою вимогою до засобу опису бізнес-процесів. Фактично необхідно мати можливість, за допомогою якогось простого мови програмування, написати програму, яка буде виводити текстовий опис на підставі намальованих моделей. Ця вимога задовольняється лише в досить сильних середовищах з опису бізнес-процесів.
Уявімо, що ми працюємо з таким середовищем, тоді ми можемо написати програму (звичайно за допомогою програмістів) і далі, запускаючи цю програму, ми маємо засіб документування моделей в текстовій формі, застосовуючи яке до різних моделей ми будемо отримувати текстовий опис моделей автоматично. Спробуємо ускладнити нашу задачу - тепер нам потрібно не просто опис моделі в текстовій формі, а актуальна посадова інструкція. Для виконання даного завдання необхідно аналізувати не тільки одну модель, а проводити аналіз усієї сукупності взаємопов'язаних моделей. А для цього необхідно, щоб методологія моделювання дозволяла пов'язувати між собою моделі описують різні предметні області (наприклад, бізнес-процеси і організаційну структуру).
Регламентація процесів та операційні / посадові інструкції
Це досягається шляхом розміщенням одного об'єкта на кількох моделях, тобто виконавець функції, присутній в моделі бізнес-процесу присутній в організаційній діаграмі. Що нам дає даний підхід - все просто, використовуючи дані зв'язку між моделями і маючи мову програмування дозволяє аналізувати дані зв'язку, ми отримаємо можливість збору та аналізу інформації з усією бази моделей, що дозволяє нам робити звіти, засновані на даних з різних моделей. Наприклад, вибираємо посаду, дивимося, в яких бізнес-процесах вона бере участь, які функції виконує, з якими документами працює, далі ми можемо розглянути якими знаннями повинен володіти співробітник для заміщення обраній посаді і т.д. Всі ці зібрані дані ми розміщуємо в документі, з урахуванням потрібного нам формату і отримуємо на виході програми звіт "Посадову інструкцію". Причому якщо у нас щось змінилося в процесі, то для отримання актуальної посадової інструкції нам необхідно тільки запустити програму формування звіту і отримати на виході актуализированную посадову інструкцію.
Це дуже зручно, якщо на підприємстві часто змінюються процеси, оргструктура, то ми просто відображаємо зміна ситуації, виправляючи моделі і потім відразу отримуємо повний комплект актуальних документів.
Регламентація процесів - чудес немає
Регламентація процесів на підставі моделей - це не чарівна паличка - ми можемо отримати з середовища моделювання тільки ті дані, які там розташовані, тобто розміщені на моделях. Як правило засіб моделювання володіє можливостями формування звітності на основі моделей дозволяють виробляти опис різних предметних областей діяльності підприємства та завжди є можливість закласти в моделі будь-які дані, які нам можуть знадобитися. Якщо говорити про предметні областях, то це процеси, організаційна структура, інформаційні системи, знання, повноваження, дані, продукти / послуги, цілі і т.д.
Але це ще не все - проста генерація звітів навіть зі складними алгоритмами - це звичайно дуже спрощує роботу, а ось збір матеріалів для аналізу і первинний аналіз бізнес-процесів за допомогою програмних засобів - це наступне завдання над якою зараз ведуться роботи в даний час. Перевірки правильності намальованих моделей по заздалегідь сформульованим правилам, аналіз організаційних та інформаційних розривів в процесах і вирішення інших завдань за допомогою програмних засобів - це те, що може допомогти при інжинірингу бізнес-процесів і полегшити цю складну задачу.
Що нам потрібно, щоб створити інструкції і регламенти?
