Аптымізацыя аддзела персаналу

1. Калі кампаніі патрабуецца аптымізацыя аддзела персаналу і стварэнне ЕЦО
2. Якія стандартныя функцыі можна дэлегаваць ЕЦО пры аптымізацыі аддзелаў персаналу
3. Папярэдняя работа па аптымізацыі аддзела персаналу
4. За кошт чаго аптымізуецца аддзел персаналу і яго праца
5. Як арганізаваць працу ЕЦО

Буйныя кампаніі, якія маюць разгалінаваную сетку філіялаў, або холдынгі не па чутках знаёмыя праблемай адсутнасці сістэмы і ўзгодненасці ў працы аддзелаў па персаналу. Іх супрацоўнікі выконваюць мноства аднатыпных функцый, не паспяваючы надаваць дастаткова ўвагі падборы, развіццю і навучанні персаналу, іншым абавязкаў, запатрабаваным бізнесам. Таму аптымізацыя аддзела персаналу з'яўляецца для многіх такіх кампаній надзённай неабходнасцю, асабліва ў крызісны перыяд.

З артыкула вы даведаецеся:

• Што такое ЕЦО і якія стандартныя функцыі можна яму дэлегаваць;
• Якую папярэднюю працу трэба правесці да таго, як пачнецца аптымізацыя аддзела персаналу і фарміраванне ЕЦО;
• Дзе будзе размяшчацца ЕЦО і як ацаніць эфектыўнасць працы яго супрацоўнікаў.

Калі кампаніі патрабуецца аптымізацыя аддзела персаналу і стварэнне ЕЦО

ЕЦО - адзіны цэнтр абслугоўвання, якому дэлегуюцца асноўныя стандартныя функцыі службаў персаналу філіялаў кампаніі або прадпрыемстваў, якія ўваходзяць у холдынг. Аптымізацыя аддзела персаналу і фарміраванне ЕЦО неабходныя, калі ў вашай кампаніі:

• існуюць цяжкасці з якасцю працы і эфектыўнасцю абслугоўвання ўнутраных кліентаў;
• асобныя выканаўцы ўнутры бізнес-адзінкі або падраздзялення валодаюць розным узроўнем ведаў, што прыводзіць да часовым страт, звязаных з выпраўленнем памылак і высвятленнем адносін;
• ключавыя выканаўцы вымушаныя траціць час на невытворчыя аперацыі, якія не адносяцца да бізнес-функцыянале;
• дублююцца функцыі аддзелаў персаналу ў галаўным офісе і філіялах;
• нераўнамерна размяркоўваецца нагрузка на супрацоўнікаў аддзела персаналу.

Усё гэта служыць паважнай прычынай для аптымізацыі аддзелаў персаналу і выбудоўвання іх працы па адзіным стандартам, што дасць магчымасць мінімізаваць выдаткі і павысіць эфектыўнасць працы службы ў цэлым. Стварэнне Адзіных цэнтраў абслугоўвання, размешчаных у федэральных акругах або абласных цэнтрах краіны стане рашэннем праблемы. ЕЦО будуць аказваць HR-паслугі філіялах, якія працуюць паблізу і возьмуць на сябе частку функцый, разгрузіўшы супрацоўнікаў аддзелаў персаналу на месцах.

Як аптымізаваць колькасць службы персаналу?

Якія стандартныя функцыі можна дэлегаваць ЕЦО пры аптымізацыі аддзелаў персаналу

Многія функцыі, якія выконваюцца аддзеламі персаналу філіялаў валодаюць высокім узроўнем цэнтралізацыі і лёгка паддаюцца стандартызацыі. Іх можна перадаць у тэрытарыяльны ЕЦО, які абслугоўвае філіялы выдалена. Гэта не запатрабуе вялікіх матэрыяльных і працавыдаткаў, але дазволіць разгрузіць HR-спецыялістаў на месцах і аптымізаваць аддзелы персаналу, скараціўшы іх колькасць. Некаторыя спецыялісты могуць быць пераведзены ў тыя ж ЕЦО.

Да ліку такіх функцый ставяцца, напрыклад, кадравае справаводства і дакументаабарот, бяспека працы, пошук і падбор персаналу, адміністраванне навучання. У ЕЦО павінна быць укаранёная адзіная сістэма аўтаматызаванага кадравага справаводства і дакументазвароту і электронны архіў. Першасны пошук і падбор персаналу цэнтры могуць ажыццяўляць, атрымліваючы апісання вакансій з філіялаў і праводзячы адборачныя інтэрв'ю, пасля якіх кандыдаты ўжо накіроўваюцца на гутаркі з кіраўнікамі. Што тычыцца навучання, спецыялісты ЕЦО могуць весці бібліятэку навучальных курсаў, складаць планы-графікі і спісы супрацоўнікаў, якіх павінны прайсці навучанне.

У ЕЦО трэба вывесці тыя функцыі, якія можна стандартаваць, але вось экспертныя і партнёрскія функцыі са службы кіравання персаналам выводзіць немэтазгодна. Экспертныя функцыі ўключаюць у сябе унікальныя працэдуры, якія патрабуюць уліку спецыфікі дзейнасці падраздзялення: распрацоўка карпаратыўных палітык і працэдур у галіне кампенсацый і льгот, развіцця персаналу. Партнёрскія функцыі выконваюць прадстаўнікі службы ўпраўлення персаналам ў зарабляюць падраздзяленнях, яны падтрымліваюць на патрэбным узроўні выніковасць, займаюцца аптымізацыяй бізнес-працэсаў. Іх выдаленае абслугоўванне забяспечыць проста немагчыма.

Як без перакосаў аптымізаваць бізнес-працэсы і персанал? Арганізуйце для топ-мэнэджараў абарону функцый

Папярэдняя работа па аптымізацыі аддзела персаналу

То таго, як пачнецца работа па рэструктурызацыі HR-службаў, кожны спецыяліст па кіраванні персаналам павінен падрабязна апісаць усе рабочыя працэсы, алгарытмы дзеянні, даць пералік складаюцца дакументаў і іх формаў. Гэта ўсё неабходна будзе ўлічыць пры фарміраванні ЕЦО і складанні профілю пасад. Каб стымуляваць супрацоўнікаў службы, якія, магчыма, не з захапленнем паставяцца да такой просьбе, паколькі існуе рызыка скарачэння, даручэнне можна аформіць як праект і паабяцаць выплаціць ўзнагароджанне за працу.

Матэрыялы, прадастаўленыя супрацоўнікамі оптимизируемых аддзелаў персаналу, пасля вельмі спатрэбяцца іх калегам, якія пачнуць працаваць у ЕЦО з нуля. Гэтыя матэрыялы таксама будуць пакладзены ў аснову адзіных стандартаў, якімі супрацоўнікі ЕЦО будуць кіравацца ў працы. Гэтыя стандарты павінны быць распрацаваны для кожнай з функцый. У іх усталёўваецца, якія дакументы і ў якія тэрміны павінны прадастаўляцца супрацоўнікамі, якія рыхтуюцца для кіраўнікоў. Таксама ў стандарце павінна быць прапісаны алгарытм апрацоўкі кожнага дакумента, хто і за што адказвае, якія звесткі павінны прадастаўляць цэнтру іншыя падраздзялення кампаніі.

За кошт чаго аптымізуецца аддзел персаналу і яго праца

Арганізацыя ЕЦО дазваляе вырашыць дзве асноўныя задачы. Па-першае, зэканоміць час і грошы за кошт:

• скарачэнне колькасці аддзелаў персаналу;
• цэнтры функцыянуюць у больш танных па кошту персаналу рэгіёнах;
• няма неабходнасці выконваць дублюючыя адзін аднаго функцыі ў філіялах;
• за кошт цэнтралізацыі і аўтаматызацыі працэсаў падвышаецца прадукцыйнасць;
• складаныя працэсы разбіваюцца на простыя «транзакцыі», для выканання якіх не патрабуецца высокая кваліфікацыя.

Па-другое, стандартызацыя HR-функцый дазваляе аказваць падобныя паслугі розным бізнес-падраздзяленням незалежна ад спецыфікі іх рынка, кліентаў і рэгіёну. Пры гэтым якасць паслуг будзе аднолькава высока.

Як аптымізаваць структуру i колькасць HR-Службы ў крызіс. Стварыце ЕЦО. Заадно наладзіць працу па адзіным стандартам

Як арганізаваць працу ЕЦО

Дзякуючы сучасным тэхналогіям, няма неабходнасці марнаваць дадатковыя сродкі на арганізацыю і ўладкаванне асобнага офіса. ЕЦО - структурныя падраздзяленні, супрацоўнікі якіх фізічна знаходзяцца ў розных населеных пунктах. Ліку ў ЕЦО, яны працуюць на ранейшых працоўных месцах, у офісах філіялаў.

Неабходна стварыць карпаратыўны HR-партал, звязаны з базай дадзеных праграмы па ўліку кадраў. Дзякуючы аўтаматызаванай сістэме кадравага дакументазвароту, супрацоўнікі кампаніі могуць фарміраваць на сайце запыты і атрымліваць неабходную інфармацыю, напрыклад, аб колькасці дзён нявыкарыстанага адпачынку, лісток разліку заработнай платы, даведку з месца працы. Дзякуючы аптымізацыі аддзела персаналу, супрацоўнікі на месцах змогуць самастойна атрымліваць звесткі і вырашаць некаторыя інфармацыйныя пытанні, не адрываючы ад працы HR-спецыялістаў. Цяпер геаграфія месцазнаходжання філіяла не мае ніякага значэння - ўся неабходная інфармацыя і дакументы прадастаўляецца ў рэальным рэжыме часу.

Кантроль працы ЕЦО і яго супрацоўнікаў ажыццяўляецца па трох напрамках: прадукцыйнасць, выдаткі, узровень кліенцкага сэрвісу. Ацэньваюцца вынікі дзейнасці HR-мэнэджараў пры дапамозе паказчыкаў эфектыўнасці - KPI, напрыклад, такіх: «Тэрміны апрацоўкі дакументаў», «Працэнт памылак», «Захаванне тэрмінаў аказання паслуг», «Стаўленне колькасці абслугоўваных арганізацый да колькасці ЕЦО», «Ацэнка якасці паслуг ўнутранымі кліентамі ». Па KPI эфектыўнасць працы персанала ЕЦО можна ацаніць з высокай ступенню аб'ектыўнасці.