Często ryzyko wynika z błędnych obliczeń przy tworzeniu procesów. Począwszy od najprostszych - uczestnicy procesu nie wiedzą, że są uczestnikami, lub nie wiedzą, jaka jest ich rola, a kończą na braku standardów i wymagań dla samego procesu.
Eliminacja lub zapobieganie ryzykom jest bezpośrednio związana z audytem procesów biznesowych i ich optymalizacją. Warto wyjaśnić, co oznacza optymalizacja - jest to osiągnięcie docelowego wyniku przy najniższych kosztach.
Aby kontynuować optymalizację, pierwszą rzeczą, którą należy sformułować, jest IFR (idealny wynik końcowy). Pozwoli to zrozumieć, jak osiągnąć optymalizację.
Ponadto istnieje kilka technik optymalizacji procesu, które pomogą przybliżyć działalność firmy do IFR.
Jedną z takich metod opisał Adam Smith (cytowany z artykułu D. Bondarenko).
XVII-wieczny angielski rzemieślnik prowadził warsztat, w którym robiono szpilki. Każdy uczeń prowadził proces produkcji szpilek od początku do końca. Z powodu kryzysu gospodarczego właściciel nie mógł zapłacić za pracę wykwalifikowanych pracowników w swoim warsztacie, więc ich współpraca została zakończona (zwolnił ich). W rezultacie postanowiono podzielić produkcję szpilek na małe operacje sekwencyjne. Każda z tych operacji mogła być opanowana przez każdą nieprzygotowaną osobę lub raczej ocenianych chłopców z ulicy 15-16 lat. Dzięki temu zmniejszono nie tylko koszty pracy, ale także produkcję ponad 200 razy! Jeśli wcześniej warsztat wyprodukował około 80 szpilek dziennie, wykorzystując pracę wykwalifikowanych rzemieślników, teraz warsztat wyprodukował 48,000 szpilek dzięki wysiłkom uczniów.
Jak to się stanie?
Jeśli podczas badania działań operacyjnych okaże się, że obszar ryzyka to jeden lub inny proces biznesowy, oczywiste jest, że potrzebny jest audyt procesu.
Zadaniem będzie omówienie z posiadaczem procesu:
- Planowany efekt końcowy procesu i sposób, w jaki spełnia on IFR.
- Analiza etapów procesu (notacja).
- Ocena zmienności i sztywności etapów.
- Oceń wpływ proponowanych zmian na optymalizację
Może potrzebować monitorować praktyczną realizację obecnego procesu
Ten etap trwa od jednego do pięciu dni.
Dom Jak to się stanie?Jak to się stanie?
