Właściciel każdej firmy prędzej czy później zaczyna myśleć o tym, jak zmienić, zoptymalizować procesy biznesowe swojej firmy. W idealnej sytuacji powinno to nastąpić po każdym „odprawie” na regularnym spotkaniu planistycznym, przy rozpatrywaniu roszczenia klienta, dostawcy, niektórych jednostek do wydajności innych. Niewątpliwie podczas tworzenia firmy, a co za tym idzie, budowania procesów biznesowych, praca nad tym postępuje nieustannie, ale gdy miejsce na słońcu zostało już „odzyskane”, następuje szybki wzrost lub „krowa gotówkowa” bije dobrze zainwestowane pieniądze, firma daje stabilną marżę warto coś zmienić, wręcz przeciwnie, chcę „zamrozić” i utrzymać system w tym stanie, po co zmieniać coś, co działa tak dobrze.
Jak każdy złożony system, firma ma etapy cyklu życia, ale nie chodzi o to, jest jasne, że warunki się zmieniają, biznes próbuje się do nich dostosować, dla małych firm łatwiej. Im większy biznes, tym trudniej jest to zrobić.
Najbardziej oczywistym powodem zmiany procesów biznesowych w naszych warunkach jest kryzys ekonomiczny z lat 2008–2010–10–12–– który ma miejsce w takiej czy innej formie.
Pierwszą rzeczą, jaką firmy zrobiły, było obniżenie kosztów, fizycznie, oznaczało to zmniejszenie liczby personelu pomocniczego i zatrudnienia głównego, ograniczenie programów rozwojowych, projektów infrastrukturalnych, reklam, kosztów IT itp. Drugim jest optymalizacja procesów biznesowych, ale jest to trudniejsze i nie bez powodu:
- Z jednej strony, kto, jeśli nie właściciel, lepiej zna biznes, ale z drugiej strony widok od wewnątrz jest „zamglony” przez dawno ustaloną linię własnych procesów;
- Procesy biznesowe zawsze się poprawiały, ile czasu, wiedzy i doświadczenia było wystarczające, przynajmniej każdy, kto jest zaangażowany w proces biznesowy, powiedziałby, że wszystkie oczywiste niedociągnięcia procesów biznesowych mogą zostać wyeliminowane, a system doprowadzony do stanu „procesów biznesowych jako w ogóle. ” Oznacza to, że jeśli mamy procesy biznesowe w naszej firmie, tak jak konkurenci, a nawet trochę lepiej, bardzo trudno jest wymyślić coś lepszego.
- Często, w celu optymalizacji procesów biznesowych, wymagana jest burza mózgów jako metoda generowania i wybierania wartościowych pomysłów i nie można od tego uciec. Ale wcale nie jest konieczne, aby pracujący specjaliści w firmie posiadali takie kompetencje, pracownicy uniwersalni są drożsi.
- Istnieją inne powody, na przykład, istnieją pomysły - jak zoptymalizować procesy biznesowe, ale nie ma możliwości wprowadzenia tych pomysłów w życie, powody: brak czasu, brak doświadczenia w tworzeniu systemów automatyzacji procesów, sabotaż kluczowych pracowników, drogie usługi doradcze itp.
Zastanów się, jakie są sposoby efektywnej zmiany procesów biznesowych w firmie:
- Zbliż się do klienta (klienta). Wiele już powiedziano o podejściu zorientowanym na klienta, trzeba tylko pamiętać, że aby być bliżej klienta, warto poświęcić dodatkowy czas i pieniądze, wystarczy rozważyć, czy otrzymamy zwrot z tego „zbliżenia”. Na przykład:
- Wiele sklepów sprzedaje ubrania, ale niewiele z nich dostosowuje je (np. Wysokość spodni) do rozmiaru klienta;
- sklep może zwrócić pieniądze za produkt o niskiej jakości w przypadku braku czeku (klient go wyrzucił) i może zachowywać się formalnie - „bez czeku - rozmowa się kończy”;
- firma konsultingowa może podjąć się bardzo małych, indywidualnych projektów, które nie są typowe dla ich działalności, ale mogą odmówić, uznając je za mało obiecujące i kosztowne.
- Drodzy dyrektorzy i właściciele, spędzajcie co najmniej 2 godziny czasu, aby słuchać rozmów telefonicznych sprzedawców, połączeń przychodzących do recepcji lub do „gorącej linii”, może otworzysz oczy i „poszerzysz świadomość” - nie po to, aby wszystko okazało się złe, najprawdopodobniej - bardzo źle ... Dla tych, którzy nie są leniwi i wykonują tę pracę, podziel się z nami wynikami, nasza firma zapewni ekskluzywny 15% rabat na specjalny program Oktell, który ułatwia monitorowanie połączeń przychodzących i wychodzących, zbieranie statystyk bez dawek śmierdzący klienci i wiele więcej.
- Walka z „urojeniami wielkości”. Zauważalna różnica w postrzeganiu własnej działalności gospodarczej w zachodnich firmach, które mają dużą historię kapitalizmu. Właściciele małych, a zwłaszcza średnich przedsiębiorstw na Zachodzie zajmują pozycję „małych firm rodzinnych”, których rentowność w ostatnich dziesięcioleciach zmieniała się w korytarzu rentowności na poziomie 9,5–10,5%. Ta różnica pozostawia ślad w strukturze zarządzania i wydajności biznesowej. Na przykład często:
- każda szanująca się usługa lub dział, nawet jeśli jest tylko 2 pracowników, zawsze ma menedżera, a on pełni funkcje kierownicze bez wykonywania podstawowych i podstawowych funkcji działu;
- każdy główny menedżer, menedżerowie średniego szczebla mają samochód służbowy i własnego kierowcę;
- obecność w stanie usług, departamentów, specjalistów, menedżerów, którzy w zasadzie byliby potrzebni, gdyby firma była ponad X razy.
- Kombinacja nie jest kompatybilna. W wielu firmach w Rosji postulat przeważa, że „specjalizacja pracy” zapewnia wielkie korzyści, wykonując operację jednego typu w najbardziej racjonalny sposób. To prawda, ale stosuje się do pewnych warunków. Co więcej, zasada ta spoczywa w głowach zwykłych pracowników, tradycji czasów socjalistycznych, często słyszy się od pracowników: „... w ogóle nie mam tej pracy w opisach stanowisk”, jak gdyby czas wolny w ciągu dnia pracy został utworzony, chociaż jest płatny pracodawcą, ale jest rodzajem premii pracowniczej. W rzeczywistości właściciel firmy musi zaplanować obowiązki pracownika, biorąc pod uwagę obciążenie i zdolność pracownika do wykonywania pracy, co nie jest omawiane w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw.
Przykład ładowania księgowego:
CzasZograniczeniemspecjalizacjiBrak ograniczeńspecjalizacji
8: 00-10: 00 Odbiór i przetwarzanie dokumentów Odbiór i przetwarzanie dokumentów 10: 00-12: 00 Praca w magazynie, kontrola towarów. 12: 00-13: 00 Lunch Lunch 13: 00-15: 00 Praca z dokumentami bankowymi Praca z dokumentami bankowymi 15: 00-17: 00 Przetwarzanie korespondencji przychodzącej.
Najprawdopodobniej, gdy księgowy ładuje tylko swoją zwykłą pracę, jego ładunek o 4 godziny dziennie będzie maksymalnie rozmyty w ciągu dnia roboczego i nie będzie żadnych rezerw czasowych. Jednocześnie firma naturalnie zapłaci za 8-godzinny dzień pracy.
Połączenie pracy może być bardzo zróżnicowane. W praktyce w krajach zachodnich zdarza się, że w szczytowym momencie zamówień od klientów, co zdarza się na przykład regularnie raz w miesiącu, inżynierowie udają się do sklepu i pracują na równi z pracownikami produkcyjnymi. To nie jest typowe dla Rosji, ale wydaje się, że fala takiej optymalizacji czeka na nas. I staje się jasne, dlaczego w zachodnich firmach o tej samej wielkości biznesowej liczba inżynierów i techników jest średnio 3 razy mniejsza niż w rosyjskich. A to są najbardziej znane „koszty ogólne”, których każdy chce się pozbyć
Najlepszym zarządzaniem personelem jest brak personelu (zacytuję właściciela dużej firmy produkcyjnej i handlowej). Najskuteczniejszym przedsiębiorstwem pracy, które musiałem zobaczyć, był pół-przestępczy „Region mięsno-mleczarski” w Moskwie, który składał się z warsztatu z linią do produkcji pakowanego masła. Liczba pracowników tej firmy: dyrektor, pracownik, główny księgowy (outsourcing), inżynier IT (outsourcing).
Obecność personelu podnosi problem zarządzania nim, a także błędy związane z notorycznym „czynnikiem ludzkim”. Osiągnięcie minimalnej liczby personelu może być wprowadzeniem zautomatyzowanych systemów, zarówno w produkcji, jak i zarządzaniu. Gdy inne rzeczy są równe, gdy rezerwa optymalizacji procesów biznesowych zostanie wyczerpana, w pewnym momencie tylko automatyzacja zmniejsza nie tylko personel pomocniczy, ale także personel główny. Automatyzacja procesów ma taką cechę - rozwój tych technologii odbywa się skokowo, a fakt, że kilka lat temu wydawało się to niemożliwe i kosztowne, stało się dostępne. Jednak kwalifikacje personelu zmieniają się bardzo powoli, koszty stale rosną.
Dostawcy i klienci mogą zostać włączeni do głównego procesu biznesowego jako wykonawcy. Kolejnym wielkim potencjałem optymalizacji procesów biznesowych jest przeniesienie niektórych funkcji procesów biznesowych do dostawców lub klientów. Możesz uzyskać efekt nie tylko na oszczędności kosztów wynagrodzenia wykonawców, ale także na lepszej wydajności tej pracy. Na przykład:
- przekazać dostawcy funkcję kontroli zapasów i uzupełniania towarów w magazynie, dlaczego dział zaopatrzenia powinien to monitorować, dostawca jest już zainteresowany terminowym uzupełnieniem swoich towarów w magazynie;
- dostawca może wysyłać Ci dokumenty w formie elektronicznej, na przykład cenniki, faktury, potwierdzenia wniosków i płatności, w tym przypadku zaoszczędzisz na wynagrodzeniu księgowego, jeśli zaimportujesz ten pakiet automatycznie do systemu ERP.
- firma transportowa, która dostarcza towary od klienta do klienta, może przejąć funkcję załadunkową, w tym przypadku zaoszczędzisz na pensjach pracowników magazynu, a firma transportowa jest zainteresowana utrzymywaniem umów z tobą, dlatego uda się na spotkanie.
- Klient może złożyć zamówienie przez Internet i za niego zapłacić, dzięki czemu pozwoli zaoszczędzić na wynagrodzeniu personelu sprzedaży i księgowości. Możesz również odbierać roszczenia klientów za pośrednictwem Internetu i przetwarzać je.
Nowoczesne technologie informacyjne mogą z powodzeniem zautomatyzować całą tę pracę, począwszy od opisu i optymalizacji procesów (oprogramowanie: ARIS, Studio biznesowe ) i kończąc na ich automatyzacji ( systemy ERP , elektroniczne systemy zarządzania dokumentami, na przykład DIRECTUM, systemy zarządzania relacjami z klientami - CRM). Teraz na rynku pojawiły się technologie telefonii IP, dostępne dla małych i średnich firm, pozwalające zmniejszyć koszty komunikacji o współczynnik 2 lub więcej (na przykład system Oktell), systemy, które pozwalają na zmniejszenie logistyki logistycznej związanej z nawigacją satelitarną (Antor i in. ) logistyka magazynowa i wdrażanie kodów kreskowych w magazynach i na parkietach mogą mieć poważny wpływ.
Podsumowując, możemy stwierdzić, że czekamy na falę dalszej optymalizacji procesów biznesowych w celu obniżenia kosztów i zwiększenia konkurencyjności firm. W świetle przystąpienia Rosji do WTO w najbliższej przyszłości kwestia obniżenia kosztów będzie się nasilać. Panowie, zachęcamy wszystkich, aby nie odkładali tego zadania na czas nieokreślony i zwrócili się teraz do profesjonalistów, ponieważ, jak wszyscy wiemy, tylko pierwszy może czerpać zyski ze zmian, a cała reszta będzie walczyć tylko o uratowanie biznesu.
Autor artykułu: Vladimir Odintsev, ekspert CJSC Tyumby-ASU w zakresie optymalizacji procesów i kosztów.
Jeśli masz jakieś pytania, możesz skontaktować się w komentarzach do tego artykułu lub w JSC „Tyumbit-ASU” telefonicznie: (3452) 689-689, e-mail: [email protected]
