Уласнік любога бізнэсу рана ці позна пачынае думаць, як змяніць, аптымізаваць бізнес-працэсы сваёй кампаніі. У ідэале, гэта павінна адбывацца пасля любога «разбору палётаў» на чарговай планёрцы, калі разглядаюць прэтэнзію кліента, пастаўшчыка, адных падраздзяленняў да эфектыўнасці працы іншых. Несумненна, у перыяд фарміравання бізнесу і, адпаведна, выбудоўвання бізнес-працэсаў, праца над гэтым ідзе пастаянна, але калі месца пад сонцам ўжо «адваявалі», ідзе хуткі рост або «дойная карова» добра адбівае укладзеныя сродкі, кампанія дае стабільную маржу, няма сэнсу нешта мяняць, наадварот хочацца «замарозіць» і падтрымліваць сістэму ў гэтым стане, навошта мяняць тое, што і так працуе добра.
Як у любой складанай сістэмы, у бізнесу маюцца стадыі жыццёвага цыклу, але гаворка пойдзе не пра гэта, зразумела, што мяняюцца ўмовы, бізнес спрабуе да іх адаптавацца, малому бізнесу гэта прасцей. Чым буйней бізнэс, тым гэта складаней зрабіць.
Самая відавочная прычына мяняць бізнес-працэсы ў нашых умовах, гэта насталы эканамічны крызіс 2008-2010-10-12- ... гадоў, які ў тым ці іншым выглядзе захоўваецца да гэтага часу.
Першае, што зрабілі кампаніі - скарацілі выдаткі, фізічна гэта азначала скараціць колькасць дапаможнага персаналу і занятасць асноўнага, парэзаць праграмы развіцця, інфраструктурныя праекты, выдаткі на рэкламу, ІТ і г.д. Ну і другое - гэта аптымізацыя бізнэс-працэсаў, але гэта цяжэй і на тое ёсць прычыны:
- З аднаго боку, хто як ня ўласьнік лепш ведае бізнес, але з другога - погляд знутры «затуманены» даўно выбудаванай лінейкай уласных працэсаў, недахопы часам лепш відаць з боку;
- Бізнес-працэсы і так заўсёды паляпшаліся, наколькі хапала часу, ведаў і вопыту, па меншай меры, так скажа любы, хто задзейнічаны ў бізнес-працэсе, ўсе відавочныя недахопы бізнес-працэсаў могуць быць ліквідаваны і сістэма прыведзены ў стан «бізнэс-працэсы як ва ўсіх ». То бок, калі ў нас у кампаніі бізнэс-працэсы як у канкурэнтаў і нават крыху лепш, вельмі цяжка прыдумаць нешта лепшае.
- Часта, каб аптымізаваць бізнес-працэсы патрабуецца правядзенне «мазгавых штурмаў» як метад генерацыі і селекцыі каштоўных ідэй і ад гэтага нікуды не сыдзеш. Але ж зусім не абавязкова, што працуюць спецыялісты ў кампаніі валодаюць такой кампетэнцыяй, універсальныя работнікі каштуюць даражэй.
- Ёсць і іншыя прычыны, напрыклад, ёсць ідэі - як аптымізаваць бізнес-працэсы, але няма магчымасці ажыццявіць гэтыя ідэі ў жыццё, прычыны: няма часу, няма вопыту ў распрацоўцы сістэм аўтаматызацыі працэсаў, сабатаж ключавых супрацоўнікаў, дарагія паслугі консалтеры і г.д.
Разгледзім далей, якія ёсць спосабы рэзультатыўнага змены бізнес-працэсаў у кампаніі:
- Стаць бліжэй да заказчыка (кліенту). Шмат ужо сказана пра кліент - арыентаваны падыход, трэба адзначыць толькі, што быць бліжэй да заказчыка - гэта варта дадатковага часу і грошай, проста трэба ўзважыць ці атрымаем мы аддачу ад гэтай «блізкасці». Напрыклад:
-Многія крамы прадаюць адзенне, але не многія падганяюць яе (штаны па вышыні, да прыкладу) пад памер кліента;
-магазин можа вярнуць грошы за няякасны тавар пры адсутнасці чэка (кліент выкінуў), а можа павесці сябе фармальна - «няма чэка - размова скончаны»;
-консалтинговая кампанія можа брацца за вельмі невялікія, індывідуальныя, ня тыповыя для сваёй дзейнасці праекты, а можа адмовіцца, палічыўшы іх ня перспектыўнымі і дарагімі.
-уважаемые дырэктара і ўладальнікі, выдаткуйце хоць бы 2 гадзіны свайго часу, каб паслухаць тэлефонныя перамовы прадаўцоў, ўваходныя званкі ў прыёмную або на «гарачую лінію», магчыма ў вас адкрыюцца вочы і «пашырыцца свядомасць» - не так, каб усе дрэнна апынецца, хутчэй за ўсё - вельмі дрэнна ... Для тых, хто не палянуецца і выканае гэтую працу, падзеліцца з намі вынікамі, наша кампанія прадаставіць эксклюзіўную зніжку 15% на спецыяльны праграмны прадукт Oktell, які палягчае кантроль ўваходных і выходных званкоў, збор статыстыкі па ня доз вонившимся кліентам і многае іншае.
- Барацьба з «маніяй велічы». Прыкметнае адрозненне ва ўспрыманні ўласнага бізнесу ў заходніх кампаніях, якія маюць вялікую гісторыю капіталізму. Ўласнікі малога і асабліва сярэдняга бізнесу на захадзе пазіцыянуе сябе як «невялікі сямейны бізнэс», рэнтабельнасць якога на працягу апошніх Х-дзесяцігоддзяў вагаецца ў калідоры рэнтабельнасці 9,5-10,5%. Гэта адрозненне накладвае свой адбітак на структуру кіравання і эфектыўнасць бізнесу. Да прыкладу, у нас часта:
- у кожнай «паважае» сябе службы або аддзела, нават калі там толькі 2 супрацоўніка абавязкова ёсць кіраўнік, прычым ён нясе на сабе функцыі кіравання, не выконваючы элементарныя і асноўныя функцыі аддзела;
- у кожнага кіраўніка вышэйшага, сярэдняга звяна ёсць службовая машына і ўласны кіроўца;
- наяўнасць у штаце службаў, аддзелаў, спецыялістаў, кіраўнікоў, якія, па вялікім рахунку, патрэбныя былі б, калі кампанія была пабольш ў X-раз.
- Сумяшчэнне не сумяшчальнай. У многіх кампаніях Расіі пераважае пастулат пра тое, што «спецыялізацыя працы» дае вялікую выгаду за кошт выканання аднатыпнай аперацыі найбольш рацыянальным спосабам. Гэта дакладна, але ў дачыненні да пэўных умоў. Больш за тое, гэтае правіла сядзіць у галовах радавых супрацоўнікаў, традыцыя сацыялістычных часоў, часта даводзіцца чуць ад супрацоўнікаў: «... а гэтай працы ў мяне наогул-то няма ў службовых інструкцыях», як быццам якое ўтварылася вольны час на працягу працоўнага дня, хоць і аплачваецца працадаўцам, але з'яўляецца нейкім бонусам работніка. На самай справе ўладальнік бізнэсу павінен планаваць абавязкі супрацоўніка з улікам загрузкі і магчымасці работніка выканаць працу і гэта не абмяркоўваецца для малога і сярэдняга бізнесу.
Прыклад загрузкі бухгалтара:
ЧасЗ шэрагам абмежаваньняў спецыялізацыіБез абмежаванні па спецыялізацыі
8: 00-10: 00 Прыём і апрацоўка дакументаў Прыём і апрацоўка дакументаў 10: 00-12: 00 Работа на складзе, праверка тавару. 12: 00-13: 00 Абед Абед 13: 00-15: 00 Работа з банкаўскімі дакументамі Праца з банкаўскімі дакументамі 15: 00-17: 00 Апрацоўка уваходнай карэспандэнцыі.
Верагодней за ўсё, пры загрузцы бухгалтара толькі звыклай для яго працы яго загрузка ў 4 гадзіны ў дзень будзе максімальна размытая на працягу працоўнага дня і рэзерваў часу не будзе. Пры гэтым, кампанія, натуральна будзе аплачваць 8-гадзінны працоўны дзень.
Спалучэнне работ можа быць самым разнастайным. На практыцы, у заходніх краінах, бывае так, што ў пік заказаў ад кліентаў, якое бывае, напрыклад, рэгулярна раз у месяц, супрацоўнікі ІТР ідуць у цэх і працуюць нароўні з вытворчымі работнікамі. Гэта не звыкла для Расеі, але, падобна, нас чакае хваля падобнай аптымізацыі. І станавіцца зразумелым, чаму ў заходніх кампаніях пры адным і тым жа памеры бізнесу колькасьць ІТР ў сярэднім у 3 разы менш, чым у расійскіх. А гэта тыя самыя славутыя «накладныя выдаткі», ад якіх хоча абавязкова пазбавіцца любо
Лепшае кіраванне персаналам - адсутнасць персаналу (цытую ўладальніка буйной вытворча-гандлёвай кампаніі). Самае эфектыўна працуе прадпрыемства, якое мне даводзілася бачыць гэта быў нейкі падмаскоўны паўкрымінальны «Мяса-малочны камбінат», які складаўся з цэха з лініяй па вытворчасці фасаванага сметанковага масла. Колькасць персаналу гэтага прадпрыемства: дырэктар, рабочы, гл.бухгалтер (на аўтсорсінгу), IT-інжынер (на аўтсорсінгу).
Наяўнасць персаналу спараджае праблему кіравання ім, а таксама памылкі, звязаныя з праславутым «чалавечым фактарам». Дамагчыся мінімальнага колькасці персаналу можна укараненнем аўтаматызаваных сістэм, як у вытворчасці, так і ў кіраванні. Пры іншых роўных умовах, калі рэзерв аптымізацыі бізнес-працэсаў вычарпаны, на нейкі момант толькі аўтаматызацыя скарачае не толькі дапаможны персанал, але і асноўны. У аўтаматызацыі працэсаў ёсць такая асаблівасць - развіццё гэтых тэхналогій ідзе сямімільнымі крокамі, то, што пару гадоў таму здавалася немагчымым і дарагім, станавіцца даступным. А вось кваліфікацыя персаналу мяняецца вельмі марудна, кошт ж пастаянна расце.
Пастаўшчыкі і кліенты могуць ўключацца ў вашыя асноўныя бізнес-працэс як выканаўцы. Яшчэ адзін выдатны рэзерв аптымізацыі бізнес-працэсаў - гэта перадача часткі функцый вашых бізнес-працэсаў пастаўшчыкам або кліентам. Можаце атрымаць эфект не толькі на эканоміі ў кошту заработнай платы выканаўцаў, але і ў больш якасным выкананні гэтай працы. Напрыклад:
- перадаць пастаўшчыку функцыю кантролю запасаў і папаўненні тавару на вашым складзе, навошта вашаму аддзелу забесьпячэньня сачыць за гэтым, пастаўшчык і так зацікаўлены ў своечасовым папаўненні свайго тавару на вашым складзе;
- пастаўшчык можа перадаваць вам дакументы ў электронным выглядзе, напрыклад, прайс-лісты, рахункі-фактуры, пацверджанне заявак і аплат, у гэтым выпадку вы зэканоміце на зарплаце бухгалтара, калі імпартаваць гэты пакет у ERP-сістэму аўтаматычна.
- транспартная кампанія, якая дастаўляе тавар ад вас да кліента, можа ўзяць на сябе функцыю пагрузкі, у гэтым выпадку вы зэканоміце на зарплаце сваіх складскіх работнікаў, а транспартная кампанія зацікаўлена ў захаванні кантрактаў з вамі, таму пойдзе на сустрэчу.
- кліент можа афармляць заказ праз інтэрнэт і аплачваць яго, тым самым гэта дазволіць вам зэканоміць на зарплаце супрацоўнікаў аддзела продажаў і бухгалтэрыі. Гэтак жа можна прымаць праз інтэрнэт прэтэнзіі кліентаў і апрацоўваць іх.
Сучасныя інфармацыйныя тэхналогіі дазваляюць з поспехам аўтаматызаваць ўсю гэтую працу, пачынаючы ад апісання і аптымізацыі працэсаў (праграмныя прадукты: ARIS, Business Studio ) І заканчваючы іх аўтаматызацыяй (ERP-сістэмы, сістэмы электроннага дакументазвароту, напрыклад, DIRECTUM, сістэмы кіравання ўзаемаадносінамі з кліентамі - CRM). Цяпер на рынку з'явіліся тэхналогіі IP-тэлефаніі, даступныя малым і сярэднім кампаніям, якія дазваляюць зніжаць выдаткі на сувязь у 2 і больш разоў (напрыклад, сістэма Oktell), сістэмы, якія дазваляюць зніжаць выдаткі на транспартную лагістыку, звязаныя са спадарожнікавай навігацыяй (Антор і інш. ), сур'ёзны эфект можа даць складская лагістыка і ўкараненне штрихкодирования на складах, у гандлёвых залах.
Такім чынам, калі падвесці вынік, можна канстатаваць, што нас чакае хваля далейшай аптымізацыі бізнес-працэсаў з мэтай зніжэння выдаткаў і павышэння канкурэнтаздольнасці кампаній. У святле ўступлення Расіі ў бліжэйшы час у СГА, пытанне зніжэння выдаткаў толькі абвострыцца. Спадары, запрашаем усіх не адкладваць гэту задачу ў доўгую скрыню і звяртацца да прафесіяналаў ўжо цяпер, бо, як мы ўсе ведаем, атрымаць прыбытак ад праводзяцца змяненняў могуць толькі першыя, а ўсе астатнія будуць толькі змагацца за захаванне бізнесу.
Аўтар артыкула: Адзінцоў Уладзімір, эксперт ЗАТ «Тюмбит-АСК» па аптымізацыі працэсаў і выдаткаў.
Па ўсіх пытаннях, можна звяртацца ў каментарах да дадзенай артыкуле, ці ў ЗАТ «Тюмбит-АСК» па тэлефоне: (3452) 689-689, e-mail: [email protected]
