Оптимізація відділу персоналу

1. Коли компанії потрібно оптимізація відділу персоналу та створення ЕЦО
2. Які стандартні функції можна делегувати ЕЦО при оптимізації відділів персоналу
3. Попередня робота по оптимізації відділу персоналу
4. За рахунок чого оптимізується відділ персоналу і його робота
5. Як організувати роботу ЕЦО

Великі компанії, що мають розгалужену мережу філій, або холдинги не з чуток знайомі проблемою відсутності системи і узгодженості в роботі відділів по персоналу. Їх співробітники виконують безліч однотипних функцій, не встигаючи приділяти достатньо уваги підбору, розвитку та навчання персоналу, інших обов'язків, затребуваним бізнесом. Тому оптимізація відділу персоналу є для багатьох таких компаній нагальною потребою, особливо в кризовий період.

Зі статті ви дізнаєтесь:

• Що таке ЕЦО і які стандартні функції можна йому делегувати;
• Яку попередню роботу потрібно провести до того, як почнеться оптимізація відділу персоналу і формування ЕЦО;
• Де буде розміщуватися ЕЦО і як оцінити ефективність роботи його співробітників.

Коли компанії потрібно оптимізація відділу персоналу та створення ЕЦО

ЕЦО - єдиний центр обслуговування, якому делегуються основні стандартні функції служб персоналу філій компанії або підприємств, що входять в холдинг. Оптимізація відділу персоналу і формування ЕЦО необхідні, якщо у вашій компанії:

• існують труднощі з якістю роботи і ефективністю обслуговування внутрішніх клієнтів;
• окремі виконавці всередині бізнес-одиниці або підрозділу володіють різним рівнем знань, що призводить до втрат часу, пов'язаних з виправленням помилок і з'ясуванням відносин;
• ключові виконавці змушені витрачати час на невиробничі операції, які не відносяться до бізнес-функціоналу;
• дублюються функції відділів персоналу в головному офісі та філіях;
• нерівномірно розподіляється навантаження на співробітників відділу персоналу.

Все це служить поважною причиною для оптимізації відділів персоналу і вибудовування їх роботи за єдиними стандартами, що дозволить мінімізувати витрати і підвищити ефективність роботи служби в цілому. Створення Єдиних центрів обслуговування, розташованих у федеральних округах або обласних центрах країни стане вирішенням проблеми. ЕЦО надаватимуть HR-послуги філіям, які працюють поблизу і візьмуть на себе частину функцій, розвантаживши співробітників відділів персоналу на місцях.

Як оптимізувати чисельність служби персоналу?

Які стандартні функції можна делегувати ЕЦО при оптимізації відділів персоналу

Багато функцій, які виконуються відділами персоналу філій мають високий рівень централізації і легко піддаються стандартизації. Їх можна передати до територіального ЕЦО, обслуговуючий філії віддалено. Це не потребує великих матеріальних і трудовитрат, але дозволить розвантажити HR-фахівців на місцях і оптимізувати відділи персоналу, скоротивши їх чисельність. Деякі фахівці можуть бути переведені в ті ж ЕЦО.

До числа таких функцій відносяться, наприклад, кадрове діловодство і документообіг, безпека праці, пошук і підбір персоналу, адміністрування навчання. У ЕЦО повинна бути впроваджена єдина система автоматизованого кадрового діловодства та документообігу та електронного архіву. Первинний пошук і підбір персоналу центри можуть здійснювати, отримуючи опису вакансій з філій і проводячи відбіркові інтерв'ю, після яких кандидати вже прямують на співбесіди з керівниками. Що стосується навчання, фахівці ЕЦО можуть вести бібліотеку навчальних курсів, складати плани-графіки і списки співробітників, яких повинні пройти навчання.

У ЕЦО потрібно вивести ті функції, які можна стандартизувати, але ось експертні та партнерські функції зі служби управління персоналом виводити недоцільно. Експертні функції включають в себе унікальні процедури, що вимагають врахування специфіки діяльності підрозділу: розробка корпоративних політик і процедур в області компенсацій і пільг, розвитку персоналу. Партнерські функції виконують представники служби управління персоналом в заробляють підрозділах, вони підтримують на потрібному рівні результативність, займаються оптимізацією бізнес-процесів. Їх віддалене обслуговування забезпечити просто неможливо.

Як без перекосів оптимізувати бізнес-процеси і персонал? Організуйте для топ-менеджерів захист функцій

Попередня робота по оптимізації відділу персоналу

Те того, як почнеться робота з реструктуризації HR-служб, кожен фахівець з управління персоналом повинен детально описати всі робочі процеси, алгоритми дії, дати перелік складаються документів і їх форм. Це все необхідно буде врахувати при формуванні ЕЦО і складанні профілю посад. Щоб стимулювати співробітників служби, які, можливо, не з захопленням поставляться до такого прохання, оскільки існує ризик скорочення, доручення можна оформити як проект і пообіцяти виплатити винагороду за роботу.

Матеріали, надані співробітниками оптимізуються відділів персоналу, згодом дуже знадобляться їхнім колегам, які почнуть працювати в ЕЦО з нуля. Ці матеріали також ляжуть в основу єдиних стандартів, якими співробітники ЕЦО керуватимуться в роботі. Ці стандарти повинні бути розроблені для кожної з функцій. У них встановлюється, які документи і в які терміни повинні надаватися співробітниками, які готуються для керівників. Також в стандарті має бути прописаний алгоритм обробки кожного документа, хто і за що відповідає, які відомості повинні надавати центру інші підрозділи компанії.

За рахунок чого оптимізується відділ персоналу і його робота

Організація ЕЦО дозволяє вирішити два основні завдання. По-перше, заощадити час і гроші за рахунок:

• скорочення чисельності відділів персоналу;
• центри функціонують в більш дешевих по вартості персоналу регіонах;
• немає необхідності виконувати дублюють один одного функції в філіях;
• за рахунок централізації і автоматизації процесів підвищується продуктивність;
• складні процеси розбиваються на прості «транзакції», для виконання яких не потрібна висока кваліфікація.

По-друге, стандартизація HR-функцій дозволяє надавати подібні послуги різним бізнес-підрозділам незалежно від специфіки їх ринку, клієнтів і регіону. При цьому якість послуг буде однаково високо.

Як оптимізувати структуру і чисельність HR Адміністрації в кризу. Створіть ЕЦО. Заодно налагодите роботу за єдиними стандартами

Як організувати роботу ЕЦО

Завдяки сучасним технологіям, немає необхідності витрачати додаткові кошти на організацію та облаштування окремого офісу. ЕЦО - структурні підрозділи, співробітники яких фізично знаходяться в різних населених пунктах. Перебуваючи в ЕЦО, вони трудяться на колишніх робочих місцях, в офісах філій.

Необхідно створити корпоративний HR-портал, пов'язаний з базою даних програми з обліку кадрів. Завдяки автоматизованій системі кадрового документообігу, співробітники компанії можуть формувати на сайті запити і отримувати необхідну інформацію, наприклад, про кількість днів невикористаної відпустки, листок розрахунку заробітної плати, довідку з місця роботи. Завдяки оптимізації відділу персоналу, співробітники на місцях зможуть самостійно отримувати відомості та вирішувати деякі інформаційні питання, не відриваючи від роботи HR-фахівців. Тепер географія розташування філії не має ніякого значення - вся необхідна інформація і документи надається в реальному режимі часу.

Контроль роботи ЕЦО і його співробітників здійснюється за трьома напрямками: продуктивність, витрати, рівень клієнтського сервісу. Оцінюються результати діяльності HR-менеджерів за допомогою показників ефективності - KPI, наприклад, таких: «Терміни обробки документів», «Відсоток помилок», «Дотримання термінів надання послуг», «Ставлення чисельності обслуговуваних організацій до чисельності ЕЦО», «Оцінка якості послуг внутрішніми клієнтами ». За KPI ефективність роботи персоналу ЕЦО можна оцінити з високим ступенем об'єктивності.