Optymalizacja HR

1. Kiedy firma musi zoptymalizować dział personalny i utworzyć ECC
2. Jakie standardowe funkcje można delegować do ECC podczas optymalizacji działów personalnych ?
3. Wstępne prace nad optymalizacją działu personalnego
4. Ze względu na optymalizację działu personalnego i jego pracę
5. Jak zorganizować pracę ECO

Duże firmy z rozległą siecią oddziałów lub holdingów znają problem braku systemu i spójności w działach działów zasobów ludzkich. Ich pracownicy pełnią wiele funkcji tego samego typu, nie zwracając wystarczającej uwagi na wybór, rozwój i szkolenie personelu, inne obowiązki wymagane przez biznes. Dlatego optymalizacja działu personalnego jest pilną potrzebą wielu takich firm, zwłaszcza w okresie kryzysu.

Z artykułu dowiesz się:

• Co to jest ECC i jakie standardowe funkcje można mu przekazać;
• Jakie wstępne prace należy wykonać przed optymalizacją działu personalnego i utworzeniem ECU;
• Gdzie będzie zlokalizowane ECO i jak oceniać wydajność swoich pracowników.

Kiedy firma musi zoptymalizować dział personalny i utworzyć ECC

ECO to jedno centrum usług, do którego delegowane są główne standardowe funkcje obsługi personelu oddziałów firmy lub przedsiębiorstw należących do holdingu. Optymalizacja działu personalnego i tworzenie ECO są konieczne, jeśli Twoja firma:

• występują trudności z jakością pracy i wydajnością obsługi klientów wewnętrznych;
• indywidualni wykonawcy w ramach jednostki biznesowej lub działu mają inny poziom wiedzy, co prowadzi do czasowych strat związanych z poprawianiem błędów i wyjaśnianiem relacji;
• kluczowi wykonawcy muszą spędzać czas na operacjach nieprodukcyjnych, które nie są związane z funkcjonalnością biznesową;
• funkcje działów personalnych w centrali i oddziałach są powielane;
• obciążenie działu personalnego jest nierównomiernie rozłożone.

Wszystko to stanowi ważny powód do optymalizacji działów personalnych i budowania ich pracy zgodnie z jednolitymi standardami, co pozwoli zminimalizować koszty i zwiększyć wydajność całej usługi. Rozwiązaniem tego problemu będzie utworzenie Zunifikowanych Centrów Usług zlokalizowanych w okręgach federalnych lub centrach regionalnych w kraju. ECO będzie świadczyć usługi HR dla oddziałów, które pracują w pobliżu i przejmie niektóre funkcje poprzez rozładunek personelu z pracowników terenowych.

Jak zoptymalizować liczbę pracowników serwisu?

Jakie standardowe funkcje można delegować do ECC podczas optymalizacji działów personalnych ?

Wiele funkcji wykonywanych przez działy personalne oddziałów ma wysoki poziom centralizacji i jest łatwy do standaryzacji. Można je przenieść do terytorialnej ECO, która służy oddziałom zdalnie. Nie wymaga to dużych kosztów materiałowych i pracy, ale pozwoli rozładować specjalistów HR w terenie i zoptymalizować działy personalne, zmniejszając ich liczbę. Niektórzy specjaliści mogą zostać przeniesieni do tego samego ECO.

Do takich funkcji należą na przykład zarządzanie dokumentacją personelu i przepływ pracy, bezpieczeństwo pracy, wyszukiwanie i selekcja personelu oraz administracja szkoleniowa. W ECS powinien zostać wdrożony jednolity system zautomatyzowanego zarządzania dokumentacją personelu i zarządzania dokumentami oraz archiwum elektroniczne. Centra mogą przeprowadzać wstępne wyszukiwanie i selekcję personelu, otrzymywać opisy stanowisk z oddziałów i przeprowadzać wywiady, po których kandydaci są już wysyłani na rozmowy z menedżerami. W zakresie szkoleń specjaliści ECO mogą prowadzić bibliotekę kursów szkoleniowych, sporządzać harmonogramy i wykazy pracowników, którzy powinni przejść szkolenie.

W ECO konieczne jest uzyskanie tych funkcji, które mogą być znormalizowane, ale nie jest wskazane uzyskiwanie funkcji eksperta i partnera z usługi zarządzania personelem. Funkcje eksperckie obejmują unikalne procedury, które wymagają uwzględnienia specyfiki działalności jednostki: opracowanie zasad i procedur korporacyjnych w dziedzinie wynagrodzeń i świadczeń, rozwój personelu. Funkcje partnerów są wykonywane przez przedstawicieli HR w działach zarobkowych, utrzymują wydajność na wymaganym poziomie i są zaangażowani w optymalizację procesów biznesowych. Ich zdalna konserwacja jest po prostu niemożliwa.

Jak zoptymalizować procesy biznesowe i personel? Zorganizuj ochronę funkcji dla najlepszych menedżerów.

Wstępne prace nad optymalizacją działu personalnego

Jak rozpoczną się prace nad restrukturyzacją usług HR, każdy specjalista ds. Zasobów ludzkich powinien szczegółowo opisać wszystkie procesy robocze, algorytmy działania, podać listę dokumentów do skompilowania i ich formularze. Wszystko to należy wziąć pod uwagę przy tworzeniu ECU i kompilowaniu profilu postów. Aby zachęcić pracowników usług, którzy mogą nie być entuzjastycznie nastawieni do takiej prośby, ponieważ istnieje ryzyko redukcji, zamówienie może zostać wydane jako projekt i możesz obiecać zapłatę wynagrodzenia za pracę.

Materiały dostarczone przez pracowników zoptymalizowanych działów personalnych będą następnie bardzo przydatne dla ich kolegów, którzy zaczną pracować w ESC od podstaw. Materiały te będą również stanowić podstawę dla jednolitych standardów, które będą wykorzystywane przez personel ECO. Standardy te należy opracować dla każdej funkcji. Ustalają, jakie dokumenty i czas powinni dostarczyć pracownicy, co są przygotowane dla menedżerów. Standard powinien również zawierać algorytm przetwarzania każdego dokumentu, kto jest odpowiedzialny za co i jakie informacje inne działy powinny dostarczyć do centrum.

Ze względu na optymalizację działu personalnego i jego pracę

Organizacja ETSO pozwala rozwiązać dwa główne zadania. Po pierwsze, oszczędzaj czas i pieniądze:

• zmniejszenie liczby działów personalnych;
• centra działają w tańszym regionalnym personelu kosztowym;
• nie ma potrzeby wykonywania nakładających się funkcji w gałęziach;
• ze względu na centralizację i automatyzację wzrostu wydajności procesów;
• złożone procesy dzielą się na proste „transakcje”, dla których wydajność nie jest wymagana wysoka kwalifikacja.

Po drugie, standaryzacja funkcji HR pozwala nam świadczyć podobne usługi różnym jednostkom biznesowym, niezależnie od specyfiki ich rynku, klientów i regionu. Jednocześnie jakość usług będzie równie wysoka.

Jak zoptymalizować strukturę i liczbę usług HR w kryzysie. Utwórz ECC. Jednocześnie zorganizuj pracę na jednolitych standardach.

Jak zorganizować pracę ECO

Dzięki nowoczesnym technologiom nie ma potrzeby wydawania dodatkowych środków na organizację i aranżację oddzielnego biura. ECO - jednostki strukturalne, których pracownicy fizycznie znajdują się w różnych miejscowościach. W ramach ESCO pracują w dawnych miejscach pracy, w biurach oddziałów.

Konieczne jest stworzenie korporacyjnego portalu HR związanego z bazą danych programu księgowości personelu. Dzięki zautomatyzowanemu systemowi zarządzania dokumentami personelu pracownicy firmy mogą tworzyć żądania na stronie i otrzymywać niezbędne informacje, na przykład o liczbie dni niewykorzystanego urlopu, arkuszu płac i zaświadczeniu o zatrudnieniu. Dzięki optymalizacji działu personalnego pracownicy terenowi będą mogli niezależnie pozyskiwać informacje i rozwiązywać pewne problemy informacyjne, nie rezygnując z pracy specjalistów HR. Teraz geografia lokalizacji oddziału nie ma znaczenia - wszystkie niezbędne informacje i dokumenty są dostarczane w czasie rzeczywistym.

Praca ECO i jej pracowników jest monitorowana w trzech kierunkach: produktywność, koszty, poziom obsługi klienta. Wyniki menedżerów HR są oceniane za pomocą wskaźników wydajności - KPI, na przykład, takich jak: „Oś czasu przetwarzania dokumentów”, „Procent błędów”, „Przestrzeganie warunków świadczenia usług”, „Stosunek liczby organizacji obsługiwanych do numeru ECO”, „Ocena jakości usług wewnętrznych klienci. ” Według KPI skuteczność pracy personelu ECO można ocenić z dużym stopniem obiektywizmu.